Finalmente te tomas unas vacaciones familiares increíbles. Miras tu correo electrónico una o dos veces la mañana que sales, y luego no vuelves a abrirlo hasta que regresas a la oficina. Glorioso!
A tu regreso te das cuenta que hay más de 200 correos en tu bandeja de entrada.
Esto no solo sucede después de las vacaciones. Tal vez sea una semana con reuniones interminables, tiempo adicional enfocado en un proyecto, demasiado tiempo en Facebook o cualquier otra razón por la que nuestras bandejas de entrada de correo electrónico se salen de control.
Independientemente del motivo, 200 o 1000 correos electrónicos no leídos en tu bandeja de entrada son estresantes.
Antes de irte de vacaciones
Aunque hay muchas cosas que puedes hacer cuando regreses de vacaciones para reducir el estrés y leer tus correos electrónicos. Hay algunos trucos que puedes hacer de antemano para hacer tu vida mucho más fácil.
1. Deja de enviar correos electrónicos 72 horas antes de comenzar tus vacaciones
Para disminuir la cantidad de correos electrónicos de respuesta que llegan a tu bandeja de entrada, deja de enviar correos electrónicos 72 horas antes de tu descanso.
Cualquier correo electrónico que envíes podría desencadenar una respuesta con la que tendrás que lidiar durante las vacaciones.
“Es tentador limpiar tu bandeja de entrada disparando una gran cantidad de correos electrónicos, pero cualquier correo electrónico que envíes es un correo electrónico que podría desencadenar una respuesta entrante con la que tendrás que lidiar durante las vacaciones”.
Si bien está bien enviar mensajes importantes o detalles sobre cómo comunicarse contigo en caso de una emergencia, no envíes una nota con tus profundos pensamientos sobre tu proyecto actual. “A menos que desees participar en un correo electrónico de ida y vuelta sobre ese proyecto en el transcurso de tus vacaciones”.
2. Configura un mensaje de fuera de la oficina antes de irte (Autorespondedor)
Tener una respuesta automática de vacaciones no reducirá la cantidad de personas que te contactarán, pero reducirá la cantidad de seguimientos que envíen. También es una buena forma que las personas sepan cuando no puedes responderlas.
Tu mensaje de fuera de la oficina puede ser simple. Solo comunícales a las personas que no estás disponible, cuándo regresarás y con quién deben comunicarse para atender sus necesidades urgentes mientras estás fuera.
Si deseas divertirte un poco más con tu mensaje, aquí hay un consejo: “algunas personas incluyen una cláusula de vacaciones en su mensaje de fuera de la oficina para advertir a las personas que pueden perder mensajes debido a una bandeja de entrada desbordada a su regreso”. Aquí hay un ejemplo:
“Es muy posible que a mi bandeja de entrada le estallen las costuras para cuando regrese. Haré todo lo posible por comunicarme contigo, pero si pierdo tu mensaje, por favor, hazme la cortesía de enviármelo nuevamente después de [fecha].”
Mientras estás alejado
3. Considera revisar el correo electrónico mientras estas alejado
Bueno, esto es una especie de trampa, pero si puedes ahorrar entre cinco y 10 minutos cada dos días, te ahorrará tiempo cuando regreses. Hay tres tipos de correos electrónicos que puedes clasificar:
Los correos electrónicos sin importancia se pueden procesar de forma masiva seleccionándolos todos a la vez y archivándolos o eliminándolos.
Correos electrónicos que se pueden manejar en segundos con una respuesta o un reenvío. “Cuando respondas, piensa un paso adelante para responder cualquier otra pregunta que pueda desencadenar otro correo electrónico”.
Los correos electrónicos importantes pueden permanecer en tu bandeja de entrada y ser manejados cuidadosamente cuando regreses.
“Puedes limpiar el 75% de tu bandeja de entrada con los dos primeros pasos de la clasificación”. Lo que no es poco.
4. Sigue las cuatro reglas de oro del correo electrónico
Hay cuatro reglas de oro principales que debes tener en cuenta al revisar tus correos electrónicos.
Eliminarlo: Al igual que al acaparamiento de ropa o zapatos; Esta puede ser la acción más difícil de hacer. Por alguna razón, nos encanta mantener los correos electrónicos, incluso si no los usaremos en el futuro. Estos correos electrónicos consumen espacio físico y mentalmente, por lo que si tu primera reacción es eliminarlo, simplemente hazlo.
Delegarlo: si no eres la persona adecuada para responder al correo electrónico, delégalo de inmediato.
Responderlo: la regla de oro aquí es que, si puedes responder al correo electrónico en menos de dos minutos, responde de inmediato. Si tardas más tiempo en responder, entonces asígnale una prioridad.
Asignar Prioridades: necesitarás una forma estructurada, ya sea a través de etiquetas, filtros, marcas o carpetas para asegurarte de que estás priorizando los correos electrónicos que necesitan una respuesta más prolongada.
5. Usa la técnica de las cuatro carpetas para procesar correos electrónicos más rápido
La forma más fácil de responder tus correos electrónicos rápidamente a tu regreso, es crear carpetas en tu bandeja de entrada.
Alta prioridad: para correos electrónicos urgentes a los que necesitas llegar lo antes posible.
En espera de respuesta: para los correos electrónicos en los que estás esperando una respuesta.
Delegados: para correos electrónicos que delegaste a otros.
Archivados: para correos electrónicos que no deseas eliminar, pero que no puedes leer ahora. Los correos electrónicos menos importantes.
Una vez que hayas configurado tus carpetas en tu bandeja de entrada, puedes clasificar tus correos electrónicos fácilmente. Recuerda que no todos los correos electrónicos en tu bandeja de entrada son una prioridad y necesitan una respuesta.
A tu regreso a la oficina
6. Bloquea 2-3 horas para revisar tu bandeja de entrada en tu primera mañana de regreso
Necesitas bloquear al menos unas horas, si no más, la mañana en que vuelves para revisar tu bandeja de entrada. Las mañanas tienden a tener menos distracciones, por lo que es mejor reservarlas para ponerte al día.
El Bloqueo de horas también puede incluir escuchar los mensajes de voz y hacer otras listas de tareas pendientes. No debes programar ninguna reunión el primer día que regreses, si es posible.
Necesitarás un día entero para volver a la rutina de trabajo y ponerte al día con cualquier cosa que hayas dejado pendiente.
Consejo: deja la respuesta automática fuera de la oficina un día más mientras te pones al día con el correo electrónico. Si lo haces, ayudará a evitar nuevas solicitudes mientras aún estás tratando de ponerte al día.
7. Comienza con el correo electrónico más reciente
Hojear primero, reaccionar después. Trabajar hacia atrás puede ahorrarte más tiempo del que crees.
Leer los correos electrónicos en orden cronológico inverso te permite procesar mensajes de manera que tengas los detalles necesarios y la imagen completa antes de redactar las respuestas.
Al seguir esta ruta, es posible que descubras que algunos problemas ya han encontrado una forma de resolverlos sin que tengas que tomarte el tiempo para participar.
Conclusiones
Tus vacaciones deben ser un tiempo para relajarte y desconectarte.
No dejes que el estrés de volver a una bandeja de entrada completa de mensajes te quite el descanso y la relajación.
Siguiendo estos siete sencillos pasos, tu primer día de vuelta será muy fácil. ¡Volverás a la pista y te pondrás al día en poco tiempo!
